내부 통보 제도의 도입 상황
공익 신고자 보호법이 시행된지 10 년 이상 경과했습니다. 소비자청의 2016 년도 실태 조사에 의하면, 내부 통보 제도를 도입하고 있는 대기업이 99 % 인 반면 중소기업은 40 %에 그쳐 아직 제도의 도입이 진행되지 않은 것 같습니다.
실효성있는 내부 통보 제도가 정비 · 운용되고있는 기업에서는, 부정으로 이어질 사실을 조기에 파악하여 연결할 수 있습니다. 그리고 그리고 이러한 기업은 안심 · 안전한 제품과 서비스를 제공하는 기업으로서 사회적으로 평가받을 것입니다.
사내 창구와 외부 창구
직원이 내부 보고를 하는 통보처로 우선 통보 창구를 마련 할 수 있습니다. 사내 부서 창구를 두는 (사내 창구) 경우가 많지만, 외부 창구를 위탁하는 경우 (외부 창구)와 내부 및 외부를 모두 설치하는 경우도 있습니다.
직원의 입장에서 보면 사내 창구만으로는 제대로 대응해 줄 수 있는지, 즉시 상사에게 전해져 불이익을 받는 것은 아닐까 불안하게 되어, 결국 통보 없이 끝나 버리는 것을 생각할 수 있습니다. 법률 사무소와 민간 전문 회사에 통보 창구 업무를 위탁하고, 직원은 외부 창구에 신고하도록 안내되는 것이 제도의 실효성 보아 바람직하다고 할 수 있습니다.
무엇보다, 중소기업은 외부에서 위탁하는 것에 대해 부담이 크고, 사내 창구 만으로 하는 것도 어쩔 수 없습니다. 기업의 업종이나 종업원 수에 따라 유연하게 제도를 설계하는 것이 중요합니다.
사내 창구는 총무부나 인사부, 컴플라이언스 부서에 두는 것이 일반적입니다. 최고 경영자 (사장) 자신이 창구를 직할하는 체제도 생각할 수 있습니다. 이 경우 경영진이 준수를 스스로 적극적으로 추진하여 불이익을 줄 수 없다는 안정감을 사내에 조성하는 것이 중요합니다.
창구에 대한 통보 대상 사실의 규정 방법
신고 창구에서 접수하는 대상 사실을 어떻게 정하는 것이 좋을까요? 공익 신고자 보호법은 통보 대상 사실을 형벌이 설치된 특정 법령에서 일정한 위반 행위로 한정하고 있지만, 내부 통보 제도의 목적으로 보면, 신고 창구로 접수 부정 행위는 법 보다 널리 정하는 것이 좋습니다. “법령 위반 행위 일반 및 사내 규정 위반 행위가 발생하거나 발생할 우려가 있는 경우”에 통보하기로 정하는 경우가 많습니다.
사내 규정의 정비
신고를 한 후 어떻게 될지 모르면 안심하고 신고 할 수 없습니다.
그래서 신고 창구에서 접수 방법 통보 대응 방식 및 조사에 있어서 어떤 배려를 할 것인지, 조사 결과를 어떻게 피드백 하는지 등에 대해 알기 쉽게 사내 규정에 포함시킬 필요가 있습니다. 특히 신고자에 대한 불이익 취급을 금지하는 신고자의 익명성 보장은 충분히 명시하는 것이 중요합니다.
통보의 의무화를 생각
일본 기업에서는 내부 통보는 밀고라는 잘못된 인식이 있어, 꺼림칙한 행위라고 생각하는 경향이 있습니다. 이러한 기업 문화를 바꾸고 내부통보를 촉진하기 위해 상당히 과감한 제도를 설계해야 합니다. 게다가 직원 자신이 피해자가되는 성희롱 사안이라면 몰라도 남의 일이라고도 할 수 있는 기업의 부정 행위를 직원의 순수한 정의감에만 기대하는 것은 현실적이지 않습니다.
그래서 예를 들어, 통보 창구와 이용 방법을 직원에게 안내할 뿐만 아니라, 통보는 직원의 의무이며, 사내 규정에 정하는 것을 생각할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 의무를 완수 한 통보자에 대한 불이익을 주지 않는다는 기업 자세를 강하게 직원에게 보여줄 수 있습니다. 의무를 다하는 것이라고 생각하면, 내부 통보에 대한 거부감도 줄어들 것입니다.
무엇보다, 내부통보를 의무화 한다고해도 그것은 어디 까지나 적극적인 내부 통보를 촉구하는 것이기 때문에 무단 결근 등의 금지 행위와 마찬가지로 엄격한 의무로하고, 위반 즉시 징계 조치를 부과 하는 것을 생각해 볼 수 있습니다. 처분을 두려워 불필요한 통보가 많이 발생할 가능성도 있습니다.
따라서 내부 통보 “노력 의무 ‘로 규정하는 것을 우선 생각할 수 있습니다. 더 나아가 제품의 안전성이나 반사회적 세력과의 관계 등 해당 기업의 사업 근간에 관한 사항을 한정하며 일정한 직계 · 직책 자에 한하여 위반 처분을 수반하는 엄격한 의무로 하는 것도 고려해야 할 것입니다.
내부 통보 제도의 주지
내부 통보 제도 도입시 사내 홍보를 실시했을뿐, 그 이후에는별로 적극적으로 주지를 하지 않는 기업이 많은 것은 아닐까요?
내부 통보 제도를 실효적인 것으로 하기 위해서 지속적인 주지 · 교육을 통해 직원들에게 제도의 존재를 일상적으로 인식시키는 것이 필요합니다. 등록 된 연락처를 기재 한 카드를 직원에게 휴대 시키거나 급여 명세서 통보처를 게재하는 등의 연구를 하고 있는 기업도 있습니다.
또한 단순히 사내 규정을 발표 할뿐만 아니라 경영진이 자신의 말로 내부 통보 제도의 중요성을 직원들에게 전달하고 그 진심도를 나타내는 것도 중요합니다.
내부 통보 제도의 도입 · 검토
최근 중국의 통신 회사 화웨이가 내부 통보 한 직원을 승진시켜 그 것을 설립자가 회사 전체 직원의 메일로 발표했습니다. 내부 통보는 권장되는 행위라는 메시지를 강하게 제시할 필요가 있습니다.
소비자청도 민간 사업자를 위한 가이드 라인을 정비했습니다. 내부 통보 제도를 도입하지 않은 기업은 이를 계기로 도입을 검토해 보시기 바랍니다.
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