불상사는 어떤 회사든 일어날 수 있다
직원이나 이사가 억 단위의 돈을 횡령했다 등의 보도를 종종 볼 수 있습니다. 임직원에 의한 횡령, 배임, 사기 등의 불상사는 아무리 내실 있는 체제를 정비하여도 100 % 방지 할 수 없습니다. 어떤 회사든 일어날 수 있는 일이라고 인식해야 합니다.
불상사가 발각되는 단서는 평범한 일상의 업무 속에 있는 단편적인 정보입니다. 어딘지 모르게 걸리는 장부의 움직임, 금액의 실수를 지적하는 거래처에서의 전화, 휴지통에 있던 낯선 장표 ···. 의심이 생긴 후 회사는 어떻게 하면 좋을지 불상사 대응 초동 대해 생각해 보겠습니다.
불상사 대응의 주안점
불상사 대응의 주목적은 발각에서 시간이 지남에 따라 변화합니다. 처음에는 “피해의 확대 방지” 다음에 “사실 관계의 해명”, 그리고 “관계자의 적절한 처분”, “책임 추궁과 피해 복구” 이어 “재발 방지책 수립’으로 초점이 옮겨집니다.
우선 “피해 확대 방지”에 대한 신속한 대응이 필요합니다. 현재 진행형의 사안인지의 여부를 빠르게 확인하고, 필요에 따라 거래 및 결제를 중지하고 담당자를 현장에서 분리하는 등의 조치를 취합니다. 조심해야 할 것은 다음 주목적이되는 “사실 관계 해명 ‘ 을 방해하지 않는 형태로 조치를 취해야 합니다. 회사가 부정을 파악한 사실을 해당인이 깨닫지 못한다면 최대한 자연스러운 이유를 대어 현장에서 분리하고 증거 인멸의 기회를 주지 않고 피해 확대를 방지하는 것이 바람직합니다 .
다음으로 주목적이되는 것은 조기의 “사실 관계의 해명” 입니다. 이것이 불충분하면 이후의 관계자의 처분도 쉽지 않고, 재발 방지책도 불완전하게 될 것입니다. 조사팀에 대응하는 것이 많습니다만, 그 때의 유의점은 후술합니다.
회사로서는 사실 관계를 해명 한 이후가 중요합니다. “관계자의 적절한 처분” 즉 불상사에 관여한 임직원과 감독자에 대한 인사 처분을 검토합니다. 책임 소재를 명확하게 하고 적절하게 처리하는 것은 회사의 규율을 유지하고 동종 사안의 재발 방지를 위해 필수적이며, 대외적으로는 회사의 자정 능력을 나타내는 것입니다.
이어 “책임 추궁과 피해 회복” 입니다. 부정을 저지른 사람에 대하여 형사 고소를 통해 형사 책임을 추궁하고 민사상의 손해 배상 책임을 추궁하여 피해 회복을 도모합니다.
이러한 일련의 조치를 취하는 것은, “재발 방지 대책 수립” 입니다. 조사 결과 발견한 사실을 근거로 원인을 분석하고 내부 관리 체제의 재검토를 포함하여 구체적 · 실효적인 대책을 세워야 합니다. 따라서도 초동에서 “사실 관계 해명” 에 얼마나 사실에 접근 하느냐가 관건입니다.
그럼 초동에서 특히 중요한 “사실 관계 해명 ” 방법과 유의점에 대해 생각해 봅시다.
조사 주체의 구성
경영진이 참여하는 조직적인 비리와 언론 보도가 세간의 이목을 끌고있는 사안이라면 외부인으로 구성된 조사위원회 (제3자위원회 포함)을 설치할 필요가 있지만, 그렇지 않으면 일반적으로 임직원으로 구성된 사내 조사팀이 사실 조사를 실시합니다.
사실 관계의 해명은 단순히 표면적인 외형적인 사실을 파악하면 되는 것은 아닙니다. 어느 정도의 깊이까지 진상을 파헤쳐 해명 할 필요가 있는지, 어떤 증거를 수집해야 하는지, 법적 견지에서 조사 범위와 방법을 판단할 필요가 있습니다. 예를 들어, 인사 처분을 법적으로 쟁점할 가능성을 감안할 때, 증거 가치가 높은 객관적인 자료를 효과적으로 수집해야 합니다. 상사의 감독 책임을 물어야할 사안이라고 판단하면 왜 부정을 간파하지 못했는지 사내 체제의 정비 상황의 확인도 필요합니다. 거래처에 피해가 있는 사안은 거래처에 제출 의뢰할 자료를 조기에 식별해야 합니다.
따라서 법무부와 컴플라이언스 부서의 법적 소양이 있는 임직원이 중심이 되어 조사팀을 구성하는 것이 바람직합니다. 또한 사안의 규모에 따라 다르지만, 변호사를 일찍부터 사내 조사에 참여시켜 내부 조사와 병행하면서 법적 검토 · 분석을 추가 하는 것이 유익할 것입니다. 방대한 회계 장부류의 분석이 필요한 사안은 공인 회계사에 협력을 의뢰합니다.
증거의 수집과 조사 보고서 작성
사실 관계의 해명을 위해서는 증거의 수집이 필수적입니다. 증거는 관계자의 의견 청취를 통해 얻는 진술 증거와 장부나 수첩, 거래 서류, 이메일 등의 물적 증거가 있습니다. 일반적으로 우선 물적 증거를 파악하고 그것을 바탕으로 청각을 실시합니다.
물적 증거의 수집은 속도감 있게 해야합니다. 증거가 파기 은닉, 훼손되기 전에 빠르고 안정적으로 확보하는 것이 중요합니다. 문서 외에도 대여하는 휴대 전화나 PC를 회수하고, 때로는 데이터를 복원하면서 증거를 분석 할 수 있습니다.
이어 관계자의 의견청취를 실시하고 있지만, 실시 장소 및 청취 방법도 연구가 필요합니다. 너무 위압적인 환경이면, 대상자가 경계하고 진실을 말하지 않을 수 있습니다. 적의를 가지고 질문하면 대상자도 완강한 태도를 취합니다. 그러나 대상자에 너무 영합하면 표면적인 진술만 되풀이하고 결국 진상에 도달할 수 없습니다.
대상자에 공감하는 태도를 보이고 사정을 듣기 시작하면서 확실한 물증을 들이대고 불합리한 변명으로는 회사가 납득하지 않으며 대상자에게 불리함을 인지시킬 필요가 있습니다.
때로는 대상자로부터 “이것은 비밀로 해달라”라고 하거나 “정직하게 말해 자신은 책임이 아닌가”라고 질문 할 수도 있습니다.
조사팀에 의한 조사 결과는 보고서로 정리합니다. 보고서는 조사 주체 및 실시 방법을 명시한 후 증거를 바탕으로 인정한 사실을 과부족없이 기재합니다. 후속 인사 처분과 형사 민사상 책임 추궁, 재발 방지 대책 수립의 기초가 되는 것이므로 주관에 치우 치지 않고 객관적인 사실 인정을 하는 것이 중요합니다.
냉정하고 전략적 위기 대응을
신뢰하고 권한을 부여했던 임직원의 비리가 발각되면 배신감의 분노와 불안으로 감정이 격해져, 갑자기 대상자를 추궁하게 되어 증거 인멸의 기회를 줄 수 있습니다. 위기에 직면 할 때 일수록 냉정하고 전략적 대응이 필요합니다.
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