일본 기업에서는 이사회가 유명무실한 곳도 있습니다.
새로운 회사법은 이사회를 설치하지 않은 기관 설계를 주식회사의 기본 형태로 하고있지만, 역시 종래대로 이사회를 설치하고있는 기업이 많습니다. 그러나 많은 중소기업에서 법정 절차에 따른 이사회가 개최되지 않고 있습니다.
이사회가 유명무실해져 있으면, 이사가 의외의 책임을 질 위험이 있습니다. 또한 거래처 기업이 이사회를 개최하지 않는 경우에는, 계약 자체가 무효가 될 가능성도 부정할 수 없습니다. 여기에서는 이사회의 기본에 대해 알아보겠습니다.
이사회 개최는 최소 3개월에 1회
이사회는 업무 집행 이사의 업무 집행을 감독하지 않으면 안됩니다. 그래서 이사회가 업무 집행 이사의 업무 집행을 충분히 감독 할 수 있도록 회사법은 대표이사 등의 업무 집행 이사는 3개월에 1회 이상 직무 집행 상황을 이사회에 보고하지 않으면 안된다고 규정했습니다 (363 조 2항). 즉, 적어도 이 보고를 위해 3개월에 1회 이상 이사회를 개최 할 필요가 있습니다.
이사회의 소집 통지는 일주일 전
이사회는 상설 기관이 아닙니다. 개별 이사가 필요에 따라 소집 할 수 있습니다. 무엇보다, 대표 이사가 이사회를 소집하는 정관을 정한 회사가 많습니다.
이 소집 통지는 서면도 구두도 좋지만 이사회의 1주일 전에 각 이사 및 감사에 대해 발표하지 않으면 안됩니다 (정관으로 단축 가능). 또한, 이사 및 감사 전원의 동의가 있으면 소집 절차 없이 개최 할 수 있기 때문에, 미리 전원의 동의로 정례일을 정해 두는 것이 좋다.
이사회의 결의
이사회의 결의는 이사 과반수가 출석하고 출석 한 이사의 과반수에 의해 이루어집니다 (정관에서 요건 가중은 가능).
이사회 결의에 관하여 특별한 이해 관계가 있는 이사가 있는 경우 해당 이사는 결의에 참가할 수 없습니다. 따라서 이사의 경업 거래 및 이익 상반 거래 승인을 할 의제의 경우에는 해당 이사는 결의에 참여할 수 없습니다. 또한 대표 이사를 해임하는 경우 해당 대표 이사도 의결권을 행사할 수 없습니다.
서면이나 이메일로 결의도 가능
상법은 이사회의 서면 결의 등이 금지되어 화상 회의 등의 경우를 제외하고는 이사가 실제로 모이는 것이 필요했습니다. 그러나 이사가 해외에 부임하고 있거나, 사외 이사가 취임하고 같은 경우에는 이사회의 개최가 곤란하다는 단점이 있습니다.
그래서 회사법은 다음의 조건을 모두 충족하는 경우에 한하여 이사회의 서면 또는 전자적 방법 (이메일 등)에 의한 결의를 인정했습니다 (370조)
1.서면 또는 전자적 방법에 의해 이사회 결의를 할 수 있는 정관의 규정이 있을 것
2.이사회의 결의의 목적인 사항 (결의 사항)에 대해서는 전원의 이사가 동의 할 것 (업무 감사 권한을 가진 감사가 설치되어있는 경우)
3.감사가 이의를 제기하지 않을 것
세 가지 조건입니다.
무엇보다 이러한 조건을 충족하는 경우에도 전술 한 업무 집행 이사에 의한 업무 집행 상황보고는 서면으로 할 수 없습니다. 따라서 최소한 3개월에 1회는 실제로 이사회를 개최하지 않으면 안되기 때문에 주의가 필요합니다.
또한 이사회의 서면 결의가 용인되면, 이사가 결의 내용을 잘 검토하지 않고 동의해 버리기 십상이 됩니다. 그러나 충분한 검토를 하지 않은 채 동의하면 주주 임무 해태 책임을 추궁 당할 수 있습니다. 이사회의 결정이 합리적인 근거에 따라 적정하게 이루어진 경위를 자료로 남겨 두는 것이 좋습니다. 또한 이사회 결의에 참가한 이사가 회의록에 이의를 달지 않으면 그 결의에 찬성 한 것으로 추정됩니다. 중요한 안건에 대해서는 안이하게 서면 결의에 동의하는 것이 아니라 이사회의 개최를 요구하고 결의에 반대하는 취지를 의사록에 기재하는 것이 중요합니다.
중요한 업무 집행 등에 관한 결정
이사회는 정관 변경이나 감자, 해산, 합병, 사업 양도, 이사 및 감사의 보수 결정 등에 대해서는 결의 할 수 없으며, 주주 총회의 결의 사항으로 되어 있습니다. 한편, 중요한 재산 처분 ㆍ 양수, 고액의 차입, 지배인 등의 선임 · 해임, 지점의 설치 · 폐지 및 그외의 중요한 업무 집행 등은 이사회 결의 사항으로 되어 있으며, 정관에 따라 대표 이사에게 결정권을 맡길 수 없습니다.
물론, 위와 같은 법정 결의 사항 이외의 사항에 대해서도 이사회에서 결정할 수 있으며, 그 결정은 대표 이사를 구속하는 것이 됩니다만 일상적인 사항에 대한 결정은 대표 이사에게 위임되어 것이 일반적 입니다.
그럼 법정의 결의 사항 임에도 불구하고 대표 이사가 이사회의 결의에 기초 않고 업무 집행을 해버린 경우 그 행위는 유효합니까? 이 점은 결의를 거치지 않은 것을 모르고 거래한 상대방 (타사)의 이익과 회사의 이익과 대치되는 상황이며, 매우 어려운 문제를 포함하고 있습니다. 사례별로 생각할 수 밖에 없지만 이사회 결의가 없음을 거래 상대방이 알고 또는 알고자 할 때는 계약을 무효로하는 판례도 있으므로 거래처에 상당한 금전을 대출하거나 보증인이 되어주는 경우 등은 이사회 의사록 사본을 징구하는 등 의결을 거쳤는지 반드시 확인해야 합니다.
이사회 회의록 작성
이사회의 의사에 대해서는 회의록을 작성하고 출석 한 이사 · 감사가 서명 또는 기명 날인 합니다. 또한, 반대 한 이사는 의사록에 이의를 기록해 두지 않으면 결의에 찬성 한 것으로 추정되어 불이익을 받을 우려가 있습니다.
이사회를 개최합시다
최근 결함 제품으로 사고를 낸 기업에서 이사회가 기능하고 있지 않았던 것이 보도되고 있습니다. 이사회는 이사의 업무 집행 내용을 충분히 감독하지 않으면, 만일 사고가 발생했을 때 신속한 대처를 할 수 없습니다. 공모 경영의 비난을 받지 않기 위해서라도 법에 따라 이사회를 개최합시다.
※ 본 기사는 본 법인이 정보 공유 차원에서 게시하는 것으로 내용의 정확성에 대해서는 책임을지지 않습니다.